Kündigungsschreiben: Muster, Vorlage und 4-Wochen-Frist

Sie haben sich entschieden zu gehen. Jetzt sitzen Sie vor einem leeren Blatt und fragen sich, wie förmlich das sein muss und ob eine E-Mail reicht. Die kurze Antwort vorweg.

Ein Kündigungsschreiben braucht in Deutschland drei Dinge: eine klare Kündigungserklärung, das gewünschte Beendigungsdatum und Ihre eigenhändige Unterschrift auf Papier. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt vier Wochen. Ein Grund gehört nicht hinein.

Direkte Antwort: Verfassen Sie ein kurzes, datiertes Schreiben, das die Kündigung ausspricht, das Enddatum nennt und von Hand unterschrieben ist. Nach § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen, eine E-Mail ist also unwirksam. Die Grundfrist von vier Wochen ergibt sich aus § 622 BGB.

Das nehmen Sie mit:

• Die gesetzliche 4-Wochen-Frist und wann eine andere Frist gilt
• Warum eine Kündigung per E-Mail rechtlich nicht zählt
• Drei Muster zum Kopieren: ordentlich, Probezeit, nächstmöglicher Zeitpunkt
• Eine Tabelle mit allen Kündigungsszenarien und Fristen
• Was die Eigenkündigung für Ihr Arbeitslosengeld bedeutet

Wie lang ist die Kündigungsfrist für Arbeitnehmer?

Die gesetzliche Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. So steht es in § 622 Abs. 1 BGB. Kündigen Sie also zum Beispiel Mitte des Monats, endet das Arbeitsverhältnis vier Wochen später zum Fünfzehnten oder zum Monatsende, je nachdem, welches Datum passt.

Diese vier Wochen sind der Ausgangspunkt für jede ordentliche Eigenkündigung, solange Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes regelt. Ein häufiger Irrtum: Viele glauben, mit den Jahren im Betrieb verlängere sich auch ihre eigene Kündigungsfrist. Das stimmt nicht. Die gestaffelten Fristen von bis zu sieben Monaten in § 622 Abs. 2 BGB gelten laut Gesetzeswortlaut ausdrücklich nur “für eine Kündigung durch den Arbeitgeber”. Für Ihre Eigenkündigung bleibt es bei den vier Wochen, sofern der Vertrag nicht zulässig eine längere Frist auch für Sie vorsieht.

In der Probezeit geht es schneller. Nach § 622 Abs. 3 BGB beträgt die Frist während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten nur zwei Wochen, und zwar taggenau ab Zugang, ohne festen 15. oder Monatsletzten.

Wann beginnt die Kündigungsfrist zu laufen?

Mit dem Zugang beim Arbeitgeber, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben. Ein Beispiel: Geht Ihre Kündigung am 3. eines Monats zu, endet das Arbeitsverhältnis mit der 4-Wochen-Frist zum Ende desselben Monats, wenn dieser Termin passt, sonst zum 15. des Folgemonats. Übergeben Sie das Schreiben also einige Tage vor dem gewünschten Stichtag, damit der Zugang rechtzeitig erfolgt.

Rechnen Sie eng mit dem Kalender. Kommt das Schreiben nur einen Tag zu spät an, verschiebt sich das Ende um einen halben Monat, weil die Frist nur zum 15. oder zum Monatsletzten greift. Wer zu einem bestimmten Datum wechseln will, sollte den Zugang lieber ein paar Tage früher sicherstellen und sich diesen bestätigen lassen.

Muss die Kündigung schriftlich sein?

Ja, zwingend. § 623 BGB verlangt für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Der Gesetzestext ist eindeutig: “Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.”

Praktisch heißt das: Sie brauchen ein Papierdokument mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, WhatsApp oder SMS ist unwirksam, ebenso eine eingescannte oder eingefügte Unterschrift. Wer nur eine E-Mail schickt, hat rechtlich nicht gekündigt, und die Frist läuft nicht.

Genauso wichtig ist der Zugang. Entscheidend ist, dass das Schreiben beim Arbeitgeber ankommt. Übergeben Sie es persönlich und lassen Sie sich den Empfang auf einer Kopie mit Datum und Unterschrift bestätigen, oder verschicken Sie es per Einschreiben. So können Sie den Beginn der 4-Wochen-Frist notfalls beweisen.

Was muss in ein Kündigungsschreiben?

Halten Sie es kurz. Das Schreiben ist ein Nachweis, kein Abschiedsbrief.

• Ihre Daten und die des Arbeitgebers sowie das Datum
• Eine eindeutige Kündigungserklärung, etwa: “Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht.”
• Das Beendigungsdatum, “zum [Datum]” oder “zum nächstmöglichen Zeitpunkt”
• Bitte um eine Empfangs- und Kündigungsbestätigung sowie um ein Arbeitszeugnis
• Ihre eigenhändige Unterschrift

Zwei Dinge gehören nicht hinein. Erstens ein Kündigungsgrund: Bei der ordentlichen Eigenkündigung müssen Sie keinen nennen, und alles, was Sie schreiben, kann später in der Akte stehen. Zweitens Emotionen. Wenn Sie über das Warum sprechen wollen, tun Sie das im Gespräch, nicht auf dem Papier.

Kündigungsszenarien: welche Frist, welche Form?

Nicht jede Kündigung läuft gleich ab. So unterscheiden sich die häufigsten Fälle.

Szenario	Frist	Form	Was hineingehört
Ordentliche Eigenkündigung	4 Wochen zum 15. oder Monatsende (§ 622 I BGB)	Schriftlich, unterschrieben	Erklärung, Enddatum, Bitte um Zeugnis
In der Probezeit	2 Wochen, taggenau (§ 622 III BGB)	Schriftlich, unterschrieben	Kurze Erklärung, Enddatum
Außerordentlich (fristlos)	Ohne Frist, nur mit wichtigem Grund (§ 626 BGB)	Schriftlich, unterschrieben	Erklärung plus wichtiger Grund
Befristeter Vertrag	Meist nur bei vereinbarter Kündigungsklausel	Schriftlich, unterschrieben	Verweis auf die Vertragsklausel
Aufhebungsvertrag	Einvernehmlich, frei verhandelbar	Schriftlich, beidseitig	Konditionen, Enddatum, Zeugnis
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt	Automatisch die kürzest zulässige Frist	Schriftlich, unterschrieben	”zum nächstmöglichen Zeitpunkt”

Das Muster bleibt in allen Fällen gleich: klar erklären, Datum nennen, sachlich bleiben. Nur bei der fristlosen Kündigung brauchen Sie einen wichtigen Grund.

Kündigungsschreiben: Muster zum Kopieren

Drei Vorlagen decken fast jeden Fall ab. Tragen Sie Ihre Daten ein und unterschreiben Sie von Hand.

1. Ordentliche Kündigung (Standard)

[Ihr Name, Anschrift]
[Arbeitgeber, Anschrift]

[Ort, Datum]

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und
fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das
Beendigungsdatum schriftlich. Um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis
bitte ich ebenfalls.

Mit freundlichen Grüßen

[eigenhändige Unterschrift]
[Ihr Name]

2. Kündigung in der Probezeit

[Ihr Name, Anschrift]
[Arbeitgeber, Anschrift]

[Ort, Datum]

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses in der Probezeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis innerhalb der Probezeit
mit der gesetzlichen Frist von zwei Wochen zum [Datum].

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt und das Beendigungsdatum.

Mit freundlichen Grüßen

[eigenhändige Unterschrift]
[Ihr Name]

3. Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt

[Ihr Name, Anschrift]
[Arbeitgeber, Anschrift]

[Ort, Datum]

Kündigung meines Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen
Zeitpunkt. Über das konkrete Beendigungsdatum bitte ich um eine
schriftliche Bestätigung.

Für die Zusammenarbeit bedanke ich mich.

Mit freundlichen Grüßen

[eigenhändige Unterschrift]
[Ihr Name]

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Was ist mit dem Arbeitslosengeld?

Vorsicht bei der Eigenkündigung. Wer selbst kündigt und dadurch arbeitslos wird, riskiert nach § 159 SGB III eine Sperrzeit von in der Regel zwölf Wochen, in der das Arbeitslosengeld ruht. Die Bundesagentur für Arbeit weist darauf hin, dass Sie den Grund Ihrer Arbeitslosigkeit mitteilen müssen, weil er sich auf das Arbeitslosengeld auswirken kann. Die Sperrzeit entfällt nur, wenn ein wichtiger Grund vorliegt und Sie ihn nachweisen. Wer ohne neuen Job kündigt, sollte das einplanen.

Und der Ruf? Ein ruhiger, professioneller Abgang entscheidet über ein wohlwollendes oder ein knappes Zeugnis. Wenn Sie gehen, weil der Job schlecht wurde, machen Sie den Abgang trotzdem nicht zur Abrechnung. Wie das klüger geht, zeigt unser Beitrag über die smartere Exit-Strategie statt Revenge Quitting. Eine Vorlage liefert die Worte. ResuFit macht Sie bereit für das, was danach kommt.

Was passiert mit Resturlaub und Überstunden?

Offener Urlaub verfällt nicht einfach. Können Sie ihn während der 4-Wochen-Frist nicht mehr nehmen, muss der Arbeitgeber ihn abgelten, also ausbezahlen. Klären Sie früh, ob Sie den Resturlaub abbauen oder sich auszahlen lassen, und halten Sie das schriftlich fest.

Ähnlich bei Überstunden: Bestehen Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto, sollten Sie vor dem letzten Tag festlegen, ob sie durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden. Und denken Sie an die Papiere für den Übergang: Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit und die Lohnsteuerbescheinigung. Bitten Sie im Kündigungsschreiben oder spätestens im Abschlussgespräch ausdrücklich darum.

Welche Fehler passieren bei der Kündigung am häufigsten?

Ein paar Fehler tauchen immer wieder auf, und jeder davon ist vermeidbar.

• Aus dem Affekt kündigen. Ein schlechtes Meeting ist ein schwacher Grund, um ohne Anschluss zu gehen. Erst eine Nacht darüber schlafen, Finanzen prüfen, dann entscheiden.
• Nur eine E-Mail schicken. Nach § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen. Ohne unterschriebenes Papier haben Sie nicht wirksam gekündigt, und die Frist läuft nicht.
• Den Vertrag nicht prüfen. Manche Arbeits- oder Tarifverträge sehen für Sie zulässig eine längere Frist als die vier Wochen vor. Lesen Sie nach, bevor Sie ein Datum nennen.
• Keinen Zugangsnachweis sichern. Ohne Empfangsbestätigung oder Einschreiben lässt sich der Fristbeginn nicht beweisen.
• Das Arbeitszeugnis vergessen. Bitten Sie im Schreiben ausdrücklich um ein qualifiziertes Zeugnis. Das spart später Diskussionen.

Wer diese fünf Punkte beachtet, hat den Rest im Griff. Das Schreiben ist bewusst kurz, und genau deshalb fallen kleine Fehler auf.

So übergeben Sie das Schreiben

Sprechen Sie zuerst mit Ihrer Führungskraft, dann übergeben Sie das unterschriebene Schreiben persönlich und lassen sich den Empfang bestätigen, oder Sie schicken es per Einschreiben. Für Aufbau und korrekte Form hilft unser Leitfaden zum professionellen Briefformat. Für die Bewerbungen danach lohnt der Blick in unseren Leitfaden zum Motivationsschreiben und in die Muster für das Geschäftsbewerbungsschreiben.

Sie schulden niemandem einen großen Abschied. Sie schulden vier Wochen professionelle Frist und ein Schreiben, das kurz genug ist, um keinen Groll zu hinterlassen. Setzen Sie die paar Zeilen auf, unterschreiben Sie von Hand und wenden Sie sich der Suche zu. Starten Sie Ihren nächsten Lebenslauf kostenlos mit ResuFit.